Choisir le bon moment pour l’envoi
La temporalité joue un rôle déterminant dans l’efficacité d’une lettre de prospection papier, tout comme avec l’emailing. Il est question de trouver le meilleur timing pour toucher votre prospect lorsque son attention est disponible et lorsqu’il sera plus enclin à répondre favorablement. Dans certains secteurs, envoyer un courrier en fin de mois peut être moins opportun si les budgets sont déjà clôturés. Dans d’autres domaines, anticiper les périodes de fêtes, les soldes ou les rentrées professionnelles permet de communiquer au moment où les prospects sont à la recherche de nouveautés ou d’informations.
Vous pouvez également synchroniser vos campagnes papier et email pour fructifier l’effet de répétition. Par exemple, vous pouvez planifier un email déclencheur, puis, quelques jours plus tard, expédier la lettre. Une semaine après l’arrivée probable du courrier, un nouvel email peut prolonger la discussion ou relancer le destinataire. Ce genre de séquence multicanale peut significativement augmenter vos chances de conversion, car le prospect est successivement exposé à votre message via des canaux et des formats différents, sans avoir le sentiment d’être harcelé.
Cas pratique : l’envoi coordonné avant un salon professionnel
Imaginons que vous participiez à un salon B2B dans lequel vous souhaitez rencontrer des partenaires potentiels. Plutôt que d’envoyer un simple emailing, vous décidez de synchroniser vos envois comme suit : un premier email annonce votre présence sur le salon et mentionne l’intérêt de prendre rendez-vous pour découvrir vos nouveautés. Puis, vous envoyez une lettre de prospection, adressée personnellement à certains décideurs identifiés comme prioritaires, pour leur proposer un entretien en face à face sur votre stand. Dans cette lettre, vous incluez un code permettant de bénéficier d’un avantage spécifique (accès prioritaire, petit cadeau, remise spéciale). Peu de temps après, vous relancez par email celles et ceux qui n’ont pas encore répondu, en rappelant l’opportunité de vous rencontrer sur place. Cette approche orchestrée dans le temps, jouant sur l’exclusivité, renforce à la fois votre crédibilité et le sentiment d’urgence, tout en multipliant les points de contact.